Muhtemelen Daha Önce Duymadığınız En Büyük Verimlilik Hataları

Telefonlarımız, birkaç dakikada bir bildirim göndererek bizi yeni metinler, tweetler ve manşetler konusunda uyarır hale geldi. Araştırmalara göre, her gün gelen kutularımızı kontrol etmek için beş saatten fazla zaman harcıyoruz. Meslektaşlarımızın mesajlarına acilen cevap verilmesi konusundaki beklenti, sürekli endişe duymamıza neden oluyor. Yaşamak için üretkenlik hakkında yazan, okuyan ve konuşan biri olarak insanlara her zaman bu aceleci zihniyeti benimsemenin ne kadar tehlikeli olduğunu söylüyorum.  Çünkü bu, ''ön-erteleme'' durumuna neden oluyor. Ön-erteleme sözcüğü bir yazım hatası değil. Bu tanımlama ilk olarak Riverside'daki California Üniversitesi’nde bir psikoloji profesörü olan David Rosenbaum tarafından icat edildi. Ön erteleme, görevlere çok hızlı bir şekilde daldığımızda meydana gelen ve az bilinen bir üretkenlik tuzağı olarak tanımlanabilir. İnsanlar günümüzde, kısa vadeli tatminlere her zamankinden daha fazla değer vermeye başladı. Stresli ve belirsiz zamanlarda anlık zevkler tercih edilirken, zamana yayılan zararlar biraz planlama ile önlenebilecek olmasına rağmen gereksiz bir çaba olarak değerlendiriliyor.

Acele, israfı getirir

Üretkenlik, genel olarak mümkün olan en kısa sürede, en fazla şeyi harekete geçirmek olarak düşünülür. Aslında üretkenlik, yapmaya başlanılan her şeyi başarmaktır. Dikkatinizi toplayıp işinize odaklandığınızda ve işinizi eksiksiz bir şekilde tamamladığınızda üretken olursunuz. Ertelemenin üretkenliğe verdiği zarar kadar, ön erteleme de aynı derecede zararlıdır. Bir örnek verelim: Ekibimizle birlikte karmaşık bir proje için hazırlandığımızı ve belirli noktalarda açıklama isteyen bir dizi e-posta göndermemiz gerektiğini düşünelim. Çoğu zaman düşünmek, tartışmak ve planlama yapmak için zaman ayırmak yerine, yarım yamalak cevaplar göndermeyi tercih ederiz.

Görev tamamlandı, değil mi?

Maalesef görev tam olarak bitmedi. Yapılacaklar listesindeki birkaç konuyu geçici olarak ele almış olsak da, netlik konusundaki eksiklikler, başka sorular doğurur. Sonuç olarak, herkesi organize edip işleri yoluna sokmak için daha fazla çaba gerekir.

Neden ön-erteliyoruz?

Ön erteleme konusunda birçok araştırma yapılıyor ancak bu araştırmalarda henüz net bir sonuca varılmadı. Bazıları bunun, önemli ve uzun vadeli işlere göre, daha acil olduğunu düşündüğümüz kısa süreli işleri seçmemizi sağlayan "Sadece aciliyet etkisi" ile bağlantılı olduğunu düşünüyor. Dolayısıyla zamanımızı, enerjimizi ve odağımızı en çok hak edenlerin, acil işler olduğu kanısına varıyoruz. Son zamanlarda yapılan araştırmalar gösteriyor ki, ön-ertelemeyi kafamızdaki bazı şeyleri kavramak için de kullanıyoruz. Araştırmalara göre, zihinsel kapasitemiz sınırlı olduğu için kısa süreli belleğimizde genellikle yaklaşık dört benzersiz bilgi parçasını tutabiliyoruz. Bu da not defterimizin önemsiz görevler ve dikkat dağıtıcı unsurlarla kolayca dağılabileceği anlamına gelİyor. Başka bir deyişle, bazen zihnimizi çok yormayacak görevleri yerine getirmemiz gerekir. Böylece bu görevler hakkında düşünmeyi bırakırız. Mesela, arkadaşlarımızla hafta sonu buluşmaları planlamak için mesaj gönderimi, partnerimizin gönderdiği klibi izlemek, buzdolabınmzın doluluk oranı ve market alışverişi hazırlığı gibi. Ancak konu en anlamlı işlerimize gelince, ön-erteleme eğilimlerinin olmaması gerekir.

Ön-ertelemeden nasıl kaçınılır?

Ön-ertelemeyi en aza indirmek, farkındalık ve niyetle başlar. İşte görevler arasında geçiş yapmanın, ne zaman yararlı olabileceğini ve onlara ne zaman daha fazla zaman/zihinsel alan vermeyi seçmeniz gerektiğini belirlemek için birkaç taktik: Kendinize şu soruyu sorun: Bu görev, fazladan zaman kazandırır mı? Otopilot üzerinde çalışırken ön-erteleme olabilir. Yoğun günlerde mantıksız görünse de, durun ve önünüzdeki tüm görevleri göz önünde bulundurun. Daha yavaş bir tepkide bulunmak; yaratıcı, düşünceli  ve duyguya ihtiyaç duyan kişiler içinfayda sağlayacaktır. Acele edebileceğiniz görevleri bilin: Bir görevin tamamlanması sadece birkaç dakika sürüyorsa, dikkat alanınızı boşaltmak adına hızlı bir şekilde o görevi halletmek faydalı olacaktır. Bir takvim ve yapılacaklar listesi tutun: Bunun pek işe yaramayacağını düşünebilirsiniz. Ancak, zihninizi karıştıran şeyi yazıya dökmek harika bir aydınlatıcıdır. Bir not defteri veya akıllı telefon uygulaması kullanarak randevuları, görevleri, dikkat dağıtıcı unsurları ve fikirleri takip etmek, geri adım atıp organize olmanızı sağlar. Bu araçlar, zihinsel alanınızı boşaltmanın yanı sıra, gelecekte harcamanız gereken enerjiyi nereye yönlendireceğinize karar vermenize yardımcı olacaktır. En verimli son gününüzü hatırlayın. Muhtemelen çılgın bir şekilde ön- erteleme yapmıyordunuz. Yavaşlamayı ve daha büyük bir niyetle çalışmayı alışkanlık haline getirmeniz faydalı olacaktır. Bu sayede, kaybettiğiniz şeyleri üretkenlik, rahatlama ve mutlulukla telafi etmeye başladığınızı göreceksiniz.